Du choix de la salle peut dépendre la réussite d’une réunion. Lorsque l’espace de rassemblement ne répond pas aux besoins du groupe, l’échec n’est jamais très loin. Voici nos conseils pour bien choisir une salle de réunion à Lyon…
La localisation géographique
Lorsqu’un chef d’entreprise doit louer un espace pour organiser ses réunions, c’est que ses locaux ne sont pas suffisamment grands pour accueillir l’ensemble de ses salariés ou de ses clients. Dans les deux cas, il est donc nécessaire de trouver un espace adapté pour recevoir tous les participants. Bien souvent, il est conseillé de rester dans le même secteur géographique que son siège, de manière à éviter les problèmes de transports. Si votre entreprise se trouve côté Saône, il sera préférable d’envisager, par exemple, la location de bureau dans l’Ouest lyonnais.
La taille de la salle
Vous avez opté pour des bureaux à louer à l’ouest de Lyon ? Si la question de la situation est résolue, un autre paramètre doit être obligatoirement pris en compte : les dimensions de l’espace de réunion. En effet, on n’accueille pas un comité restreint dans une salle disproportionnée. Cela pourrait nuire à la communication. Inversement, un groupe de 30 personnes ne doit pas se retrouver dans un espace confiné sous peine de se sentir étouffé. Donc, il est indispensable de bien déterminer le nombre de participants avant de louer sa salle de réunion.
Les équipements intégrés
Là encore, il faut que l’ordre du jour de votre réunion de travail soit clairement établi au préalable. Généralement, les entreprises réalisent des enregistrements audio afin de pouvoir rédiger un procès-verbal de chaque séance. Il est donc nécessaire de s’assurer que l’espace réservé est doté d’un système de sonorisation et d’enregistrement adéquat. Certaines réunions nécessitent également la mise en place de visioconférences pour que des participants à distance puissent prendre part au débat. Parmi les autres équipements pouvant être utiles, on peut également citer les vidéoprojecteurs, les écrans de rappel, la climatisation, les connectiques informatiques…